Een vergadering met klanten, een trainingsdag, een zakelijk ontbijt of een productpresentatie kunnen heel verschillende doelen hebben, maar ze hebben één ding gemeen: elk detail beïnvloedt de ervaring van de aanwezigen. En zodra er eten of drinken wordt geserveerd, is het kiezen van het juiste servies en de juiste benodigdheden een van die zaken die je beter niet tot het laatste moment kunt uitstellen.
Bij catering voor bedrijven is het kiezen van goed servies voor catering essentieel: borden, bekers, bestek, schalen, servetten en bakjes zijn niet zomaar accessoires. Ze moeten de service makkelijker maken, aansluiten bij het menu, passen binnen de beschikbare ruimte en bijdragen aan de uitstraling van het bedrijf.
Het goede nieuws is dat je het niet ingewikkeld hoeft te maken. Als je weet welk type evenement je organiseert en hoe de gasten het eten en drinken zullen consumeren, wordt het een stuk eenvoudiger om te bepalen welk servies je nodig hebt en voorkom je dat je producten koopt die uiteindelijk niet praktisch blijken te zijn.
Waarom is het belangrijk om het juiste servies te kiezen voor catering voor bedrijven?
Bedrijfsevenementen verlopen vaak heel anders dan een traditionele maaltijd. Deelnemers kunnen komen en gaan, staand met elkaar praten, slechts twintig minuten pauze hebben of deelnemen aan een vergadering die zo min mogelijk onderbroken moet worden.
Het servies moet bij dat tempo passen.
Een groot en zwaar bord kan bijvoorbeeld uitstekend werken bij een zittende lunch, maar onhandig zijn tijdens een netwerkborrel. Een stijlvolle kop kan perfect passen bij een directievergadering, terwijl een beker met deksel veel praktischer kan zijn tijdens een ontbijt op een trainingsdag.
De juiste keuze helpt om:
- de voorbereiding en het opruimen sneller te laten verlopen;
- deelnemers comfortabel te laten eten en drinken;
- morsen en andere kleine ongelukjes te beperken;
- gerechten aantrekkelijker te presenteren;
- een consistente uitstraling tijdens het evenement te behouden;
- hoeveelheden en budget beter te beheren;
- onnodig materiaalgebruik te voorkomen.
Het doel is dus niet om zoveel mogelijk servies te gebruiken, maar om precies die producten te hebben die voor iedere servicemoment nodig zijn.
Voor je kiest: analyseer eerst het evenement
Voor een goed georganiseerde catering voor bedrijven is het belangrijk om eerst de behoeften van het evenement vast te stellen en pas daarna het servies te kiezen.
Voordat je je winkelmand vult met borden, bekers en bestek, is het verstandig om vijf vragen te beantwoorden.
Hoeveel mensen zijn aanwezig?
Het aantal gasten bepaalt niet alleen de benodigde hoeveelheden, maar kan ook invloed hebben op de manier waarop je de catering organiseert.
Voor een vergadering met tien personen kun je een tafel voorbereiden waarbij iedere plaats netjes is ingericht. Bij een evenement voor honderd personen kan het juist veel efficiënter zijn om meerdere zelfbedieningspunten te creëren.
Het is bovendien verstandig om een kleine extra marge boven op het verwachte aantal gasten te rekenen. Daarmee vang je lastminute-deelnemers, gevallen servies of een hoger verbruik dan verwacht op.
Zitten of staan de deelnemers?
Deze vraag heeft grote invloed op het gekozen servies.
Voor eten dat staand wordt geconsumeerd, zijn kleine borden, makkelijk vast te houden bakjes, praktische bekers en gerechten waarvoor weinig bestek nodig is meestal de beste keuze.
Heeft iedere gast een eigen zitplaats aan tafel, dan kun je grotere borden gebruiken en een uitgebreidere service samenstellen.
Welke gerechten en dranken worden geserveerd?
Kies altijd eerst het menu en daarna pas het servies.
Een croissant, romige soep, salade, gerecht met saus of warm hapje vraagt niet om hetzelfde type verpakking of bakje. Controleer ook altijd de specifieke eigenschappen van ieder product wanneer je bijvoorbeeld extra weerstand tegen vet, vloeistoffen of bepaalde temperaturen nodig hebt.
Daarnaast moet ieder materiaal dat bedoeld is om met levensmiddelen in contact te komen voldoen aan de toepasselijke regelgeving voor materialen die met levensmiddelen in contact komen. Controleer daarom altijd de gebruiksvoorwaarden die bij het specifieke product worden vermeld.
Hetzelfde geldt voor dranken. Koffie, water, frisdrank, wijn en cocktails vragen om verschillende formaten en soorten bekers of glazen.
Hoe lang duurt de catering?
Tijdens een coffee break van vijftien minuten draait alles vooral om snelheid.
Tijdens een trainingsdag van acht uur kun je daarentegen een ontbijt, drankjes in de ochtend, lunch en nog een pauze in de middag hebben. In dat geval is het verstandig om het benodigde servies per moment te berekenen. Zo voorkom je zowel tekorten als onnodig grote voorraden.
Welke uitstraling wil je creëren?
Ook catering voor bedrijven maakt deel uit van de totale presentatie van een evenement.
Een productpresentatie, interne vergadering en ontvangst voor belangrijke klanten kunnen elk een ander niveau van formaliteit vragen.
Kleur, materiaal, afwerking en design helpen om de tafel aan de gelegenheid aan te passen zonder dat daarvoor een ingewikkelde aankleding nodig is.
Welk servies kies je voor verschillende soorten catering voor bedrijven?
Er bestaat geen servies dat perfect is voor ieder evenement. De juiste keuze hangt vooral af van de manier waarop deelnemers het eten zullen consumeren.
Vergaderingen en zakelijke ontbijten
Tijdens een vergadering moet de catering zoveel mogelijk op de achtergrond blijven en de gesprekken niet verstoren.
Voor koffie, gebak, fruit of kleine hapjes kun je bijvoorbeeld kiezen voor:
- bekers of koppen voor warme dranken;
- bekers of glazen voor water en koude dranken;
- kleine borden;
- servetten in een compact formaat;
- schalen om eten te presenteren;
- lepeltjes of roerstaafjes wanneer deze nodig zijn.
Een handige tip is om te grote producten te vermijden. Hoe compacter de tafel blijft, hoe meer ruimte deelnemers overhouden voor laptops, documenten en ander werkmateriaal.
Coffee breaks en trainingsdagen
Bij catering voor bedrijven in de vorm van een coffee break zijn snelheid en een soepele doorstroming essentieel. Deelnemers hebben meestal weinig tijd. Zorg daarom voor een eenvoudige volgorde: drankje, eten, servet en doorlopen.
Kleine borden, makkelijk mee te nemen bekers en fingerfood helpen wachtrijen te beperken. Bij een groot aantal deelnemers kan het bovendien verstandig zijn om meerdere uitgiftepunten in te richten.
Gaat het programma na de pauze verder, besteed dan ook aandacht aan afval en inzamelpunten. Een goed georganiseerde ruimte voorkomt dat gebruikte bekers en servetten verspreid door de zaal achterblijven.
Bedrijfslunches en lange vergaderingen
Wanneer de catering een volledige maaltijd vervangt, moet het servies meer comfort bieden.
Je kunt dan bijvoorbeeld nodig hebben:
- grote borden voor hoofdgerechten;
- kleinere borden of bakjes voor voorgerechten;
- bestek;
- bekers of glazen;
- grotere servetten;
- schalen en serveerbladen om gerechten te delen;
- kleine bakjes voor sauzen en bijgerechten.
Bij een buffet kun je het beste kiezen voor stevige borden die toch eenvoudig met één hand te dragen zijn.
Probeer daarnaast te voorkomen dat een bord wordt gevuld met te veel kleine losse onderdelen waarvoor gasten meerdere keren heen en weer moeten lopen.
Borrel, presentaties en netwerkevenementen
Dit is waarschijnlijk het type evenement waarbij het servies de meest zichtbare rol speelt.
Miniaturen voor catering, kleine glaasjes, bordjes, proeflepels, puntzakjes en individuele bakjes maken het mogelijk om verschillende gerechten aantrekkelijk te presenteren zonder een traditioneel gedekte tafel nodig te hebben.
Bij dit soort catering voor bedrijven is één regel bijzonder handig: een gast moet comfortabel kunnen eten en tegelijkertijd een gesprek kunnen voeren.
Heeft iemand voor één hapje een bord, mes, vork én een tafel nodig, dan is het gekozen formaat waarschijnlijk niet ideaal voor een evenement waarbij deelnemers rondlopen.
Welk materiaal kies je voor het servies?
Wanneer je het formaat hebt bepaald, volgt een andere belangrijke keuze: het materiaal.
Er bestaat geen materiaal dat in iedere situatie automatisch de beste keuze is. Houd rekening met uitstraling, stevigheid, het soort gerecht, eventueel hergebruik en de omstandigheden tijdens de service.
De materiaalkeuze voor catering voor bedrijven hangt daarom zowel af van het menu als van de manier van serveren en de uitstraling die je wilt creëren.
Karton en kraft
Kartonnen producten worden veel gebruikt bij ontbijten, coffee breaks, proeverijen en informelere cateringmomenten.
Hun eenvoudige uitstraling past goed bij evenementen die modern en functioneel moeten overkomen. Bovendien zijn er borden, bekers, bakjes, trays en andere verpakkingen verkrijgbaar in allerlei uitvoeringen.
Controleer altijd de specificaties van ieder product, vooral wanneer je vloeistoffen, vettige gerechten of warm eten wilt serveren.
Herbruikbaar servies
Wil je een verzorgdere presentatie zonder noodzakelijk traditioneel servies te gebruiken, dan kunnen herbruikbare borden, bekers en glazen een interessante oplossing zijn.
Ze zijn geschikt voor terugkerende evenementen, bedrijfsfeesten, recepties en andere situaties waarin uitstraling een belangrijke rol speelt.
Houd er voor de keuze wel rekening mee dat je ook het verzamelen, opslaan en reinigen moet organiseren.
Pulp en plantaardige vezels
Verpakkingen en servies van plantaardige vezels hebben vaak een natuurlijke uitstraling en zijn verkrijgbaar als borden, bowls, trays en andere praktische formaten.
Ze kunnen interessant zijn wanneer je een eenvoudige presentatie wilt combineren met stevige en functionele producten.
Zoals bij ieder materiaal hangt de geschiktheid voor hoge temperaturen, magnetrongebruik, vloeistoffen of vettige gerechten af van het specifieke product. Controleer deze eigenschappen daarom altijd vooraf.
Hout en bamboe
Prikkers, spiesjes, bestek en kleine presentatieartikelen van hout of bamboe kunnen een natuurlijke uitstraling aan de catering geven.
Ze zijn vooral praktisch voor proeverijen, hapjes en kleinere porties.
Ook de presentatie communiceert
Stel je twee bedrijven voor die exact hetzelfde menu serveren.
Het eerste gebruikt borden, bekers en servetten zonder een duidelijke samenhang. Het tweede houdt dezelfde kleurtinten aan, gebruikt bakjes die qua formaat goed passen bij de verschillende gerechten en organiseert de tafel overzichtelijk.
Het eten kan identiek zijn, maar de beleving van het evenement verandert volledig.
Je hoeft niet ieder product van een logo te voorzien om een samenhangende presentatie te creëren. Soms is het voldoende om met een beperkt kleurenpalet te werken, één stijl van servies aan te houden en niet te veel verschillende materialen door elkaar te gebruiken.
Tijdens commerciële bijeenkomsten of productpresentaties wordt deze samenhang nog belangrijker, omdat catering voor bedrijven dan een verlengstuk wordt van het beeld dat de onderneming wil uitstralen.
Hoe bereken je hoeveel servies je nodig hebt?
Te veel bestellen betekent onnodige kosten. Te weinig bestellen kan midden tijdens het evenement voor problemen zorgen.
Bij catering voor bedrijven helpt een goede inschatting van de hoeveelheden om zowel tekorten tijdens de service als onnodige aankopen te voorkomen.
Een eenvoudige formule om mee te beginnen is:
Aantal deelnemers × verwacht verbruik per persoon + veiligheidsmarge.
Het verwachte verbruik hangt af van het type evenement.
Tijdens een coffee break kan één klein bord per deelnemer voldoende zijn, terwijl er mogelijk meerdere bekers per persoon nodig zijn als gedurende de dag verschillende dranken worden geserveerd.
Ook servetten worden vaak vaker gebruikt dan borden.
Maak daarom voordat je bestelt een eenvoudig overzicht met:
- het aantal deelnemers;
- de verschillende eet- en drinkmomenten;
- het aantal benodigde borden per servicemoment;
- bekers of glazen per type drank;
- bestek op basis van het menu;
- servetten;
- aanvullende bakjes en accessoires;
- een extra veiligheidsmarge.
Deze korte voorbereiding kan veel lastminute-aankopen voorkomen.
Een eenvoudig voorbeeld
Stel dat je een vergadering organiseert voor 50 personen met koffie, water, sap, gebak en fruit.
In plaats van automatisch vijftig exemplaren van ieder product te bestellen, kun je beter kijken naar het daadwerkelijke gebruik.
Iedere gast heeft waarschijnlijk één bord nodig, maar kan meerdere drankjes consumeren. Ook het verbruik van servetten zal waarschijnlijk hoger liggen dan het aantal gebruikte borden.
De berekening moet daarom rekening houden met dit soort consumptiepatronen. Voeg daarna een redelijke extra marge toe voor onverwachte situaties.
Veelgemaakte fouten bij het kiezen van servies voor een bedrijfsevenement
Een aantal fouten is eenvoudig te voorkomen.
Eerst naar uitstraling kijken en daarna naar functionaliteit
Een bakje kan er heel aantrekkelijk uitzien en tegelijkertijd onpraktisch zijn voor het gerecht dat je wilt serveren.
Bepaal eerst het menu en de manier van eten. Kies daarna pas het design.
Te grote borden gebruiken
Dit gebeurt vooral vaak tijdens borrels en evenementen waar deelnemers staand eten.
Een formaat dat past bij de portiegrootte is meestal comfortabeler en zorgt bovendien voor een betere presentatie.
Kleine accessoires vergeten
Lepeltjes, roerstaafjes, deksels, servetten, prikkers en bakjes voor sauzen lijken misschien bijzaak, totdat ze tijdens het evenement ontbreken.
Neem ze daarom vanaf het begin mee in de planning.
Te veel stijlen combineren
Een beetje variatie kan de presentatie aantrekkelijker maken. Te veel verschillende stijlen kunnen er juist voor zorgen dat de tafel ongeorganiseerd overkomt.
Probeer een duidelijke lijn te behouden in materialen, kleuren en vormen.
Niet nadenken over het opruimen
Het evenement eindigt niet wanneer het laatste bord wordt geserveerd.
Bepaal vooraf waar gebruikt servies wordt verzameld, hoe verschillende afvalstromen worden gescheiden en wie verantwoordelijk is voor het opruimen van de verschillende zones.
Checklist voor het servies van je volgende catering voor bedrijven
Controleer voordat je bestelt of je catering voor bedrijven goed is voorbereid aan de hand van de volgende vragen:
- Hoeveel deelnemers worden er verwacht?
- Zitten of staan de gasten?
- Wat staat er op het menu?
- Welke dranken worden geserveerd?
- Zijn er één of meerdere cateringmomenten gedurende de dag?
- Heb je bakjes nodig voor warme, koude, vloeibare of vettige gerechten?
- Hebben deelnemers een tafel waarop ze hun bord kunnen neerzetten?
- Heb je deksels of oplossingen nodig voor het vervoeren van eten?
- Hoe formeel moet het evenement zijn?
- Wil je een bepaalde stijl of kleurenpalet aanhouden?
- Heb je aan servetten, bestek en kleine accessoires gedacht?
- Heb je een extra veiligheidsmarge voorzien?
- Hoe wordt het gebruikte materiaal na afloop verzameld?
Kun je al deze vragen beantwoorden, dan heb je waarschijnlijk al een vrij duidelijk beeld van wat je nodig hebt.
Het beste servies maakt het evenement eenvoudiger
Een goede catering voor bedrijven betekent niet dat je een tafel met zoveel mogelijk producten moet vullen. Het gaat erom dat alles vanzelfsprekend en praktisch werkt.
Het bord moet passen bij het gerecht. De beker bij de drank. Het formaat van de producten bij de manier waarop deelnemers zich tijdens het evenement bewegen. En het geheel moet aansluiten bij de uitstraling en mate van formaliteit die het bedrijf wil overbrengen.
Wanneer het servies goed gekozen is, valt het nauwelijks op als afzonderlijk element. Het maakt het simpelweg makkelijk om te eten, drinken, praten en daarna verder te gaan met het programma.
En juist dat gevoel dat alles soepel verloopt, is een van de duidelijkste tekenen dat een bedrijfsevenement goed is voorbereid.